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CURSO CORTO
GESTIÓN DOCUMENTAL APLICADA
Métodos para la Organización de Archivos Físicos y Digitales
100% Práctico
Objetivo:
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Brindar a los participantes las competencias teórico-prácticas necesarias para gestionar de forma integral los archivos físicos y digitales, aplicando normativas vigentes, métodos técnicos y herramientas que optimicen los procesos documentales, favorezcan la organización de la información y fortalezcan la memoria institucional.
Dirigido a:
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Contadores y Auxiliares Contables
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Auxiliares de archivo
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Empresarios y Emprendedores
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Estudiantes de Carreras Relacionadas (Administración, Contabilidad, etc.)
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Profesionales Independientes
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Cualquier persona interesada en desarrollar habilidades prácticas para la organización y administración de documentos en cualquier tipo de organización
Otorga:
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Educación complementaria: Certificado de asistencia
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Educación contínua: Certificado de aprobación
Duración: 30 Horas
Horario:
- Miércoles: 6:00 p.m. a 9:00 p.m.
- Jueves: 7:00 p.m. a 9:00 p.m.
- Sábado: 9:00 a.m. a 11:30 a.m.
Modalidad: Virtual
CONTENIDOS TEMÁTICOS
Módulo 1: Fundamentos de la Gestión Documental
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Conceptos básicos de archivo y gestión documental
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Importancia de la gestión documental en las organizaciones públicas y privadas
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Ciclo vital del documento: fases y procesos
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Normativa archivística en Colombia (Ley 594 de 2000, Acuerdos AGN, Políticas institucionales)
Módulo 2: Clasificación y Organización de Archivos
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Principios y métodos de clasificación documental (orgánico, funcional, cronológico, temático, mixto)
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Identificación de series y subseries documentales
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Aplicación de TRD y TVD
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Foliación, descripción y preparación de expedientes.
Módula 3: Conservación y Almacenamiento
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Condiciones óptimas de almacenamiento físico
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Prevención y control de deterioro documental
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Medidas de seguridad y protección de la información
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Elaboración de inventarios documentales
Módulo 4: Gestión de Archivos Electrónicos y Digitalización
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Conceptos de archivo electrónico y expediente digital
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Digitalización de documentos: procesos y normativas aplicables
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Metadatos y su importancia en la gestión digital
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Herramientas tecnológicas para la administración de documentos electrónicos
Módulo 5: Transferencia, Disposición Final y Archivo Histórico
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Proceso de transferencias documentales (primaria, secundaria, central, histórica)
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Selección y disposición final de documentos: conservación, eliminación y valoración documental
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Archivo histórico: criterios y procedimientos para preservar la memoria institucional
Módulo 6: Ejercicios Prácticos Integrales
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Clasificación y ordenación de un fondo documental físico
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Elaboración de un inventario documental
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Aplicación de TRD y foliación
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Uso básico de un software de gestión documental para archivo digital.
PERFIL DEL FACILITADOR
Yamilé Hidalgo Urrea
Magíster en Gestión de Tecnología de la Información y Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación. Con más de 18 años de experiencia en los ámbitos educativo y administrativo , ha desempeñado roles como docente de gestión documental y profesional en archivística, especializándose en la organización y elaboración de instrumentos como Tablas de Retención Documental, Programas de Gestión Documental y Tablas de Valoración Documental. Su enfoque profesional integra la rigurosa aplicación de la normatividad archivística con metodologías pedagógicas que favorecen el aprendizaje práctico y la eficiencia en la gestión de la información.
